L'ufficio protocollo ha il compito di registrare e classificare tutti i documenti in arrivo al Consiglio regionale della Toscana.
La presentazione dei documenti, nella fascia oraria di apertura prevista, può avvenire attraverso diverse modalità: a mano, per posta cartacea o per via telematica. Il canale telematico è:
• PEC, posta elettronica certificata: per chi è dotato di una propria casella PEC
L’Ufficio protocollo cura:
• La ricezione, la protocollazione e lo smistamento agli uffici competenti della posta in arrivo, sia in formato analogico che digitale
• La protocollazione informatica dei documenti in uscita per alcuni uffici
• La classificazione dei documenti con il Titolario che recepisce dal 2005 il modello proposto dal Gruppo di lavoro nazionale sugli Archivi delle Regioni
• La gestione, l'amministrazione e l'abilitazione degli accessi al sistema di protocollo informatico e del protocollo informatico riservato
• L'attivazione del sistema di protocollazione di emergenza a seguito di interruzione forzata del sistema primario, con successiva riattivazione
• Il supporto scientifico e tecnico alla protocollazione della documentazione in partenza, gestita in maniera decentrata dai singoli uffici
L'ufficio protocollo fa parte del sistema archivistico del Consiglio regionale della Toscana che si occupa della progettazione e implementazione della dematerializzazione del sistema documentale.
La posta elettronica certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente una documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna al destinatario dei messaggi email. E' l'equivalente digitale della raccomandata A.R. cartacea, ma affinché la comunicazione acquisisca valore legale sia il destinatario che il mittente devono disporre di un servizio di posta elettronica certificata.
La posta elettronica certificata è indicata per la trasmissione di documenti in formato elettronico di comunicazioni ufficiali, per le quali il mittente vuole avere delle evidenze con valore legale dell'invio e della consegna del messaggio.
La casella istituzionale di posta elettronica certificata del Consiglio regionale della Toscana è: consiglioregionale@postacert.toscana.it
Per una migliore gestione del servizio e per garantire la piena leggibilità dei documenti inviati, il Consiglio regionale accetta esclusivamente documenti primari in formato pdf in allegato ai messaggi; nei messaggi devono essere chiaramente indicati:
• Oggetto della comunicazione
• Tipo di documento allegato
• Ufficio specifico a cui è indirizzata la comunicazione, se conosciuto.
L’indirizzo PEC istituzionale del Consiglio è presente nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni IPA che contiene l’elenco di tutte le PEC delle amministrazioni del territorio nazionale.